Bytte bookingsystem uten å miste kundene: en sjekkliste
Du kan bytte bookingsystem uten å miste oversikten over kundene ved å eksportere kundedata, sikre en liste over fremtidige avtaler og teste den nye kalenderen før du slår av den gamle. Avklar på forhånd hvordan data faktisk kan flyttes, siden importmulighetene varierer mellom systemer.
· 5 min å lese
Kort fortalt
- Ta vare på kunderegisteret og oversikten over alle kommende avtaler før byttet.
- Avklar hvilke data den nye løsningen kan importere, og hva som må registreres manuelt.
- Test ansatte, behandlinger, pauser, åpningstider og bestillingslenker før oppstart.
- Gi kundene tydelig beskjed om hvor de skal bestille etter overgangen.
Hva må du ta vare på før du bytter bookingsystem?
Begynn med kunderegisteret og fremtidige bestillinger. Undersøk hvordan det gamle systemet lar deg eksportere navn, kontaktinformasjon og eventuelt historikk. Ta også vare på behandlinger, priser, ansattes arbeidstider, åpningstider og informasjon om kommende fravær.
Gå gjennom hvilke opplysninger det er nødvendig og lovlig å flytte. Behandle eksporterte filer sikkert, og slett midlertidige kopier når de ikke lenger trengs. Ikke overfør markedsføringssamtykker uten å undersøke hvordan de er dokumentert.
Hvordan unngår du å miste fremtidige timebestillinger?
Velg en overgangsdato og lag en oversikt over alle fremtidige avtaler. Sammenlign den gamle og den nye kalenderen før kundene sendes videre. Sjekk særlig timer som er flyttet, avbestilt eller satt opp utenfor vanlig åpningstid.
Det kan være lurt å ha en kort periode der en ansvarlig følger med på begge oversiktene, uten at kunden får to forskjellige steder å bestille. Bestem hvilket system som er fasit under overgangen, slik at ansatte ikke lager dobbeltbookinger.
Hvilke data kan flyttes til Stamly?
Stamly har kunderegister med søk og eksport, samt kalender, ansatte, behandlinger og bestillingsflyt. Før overgangen må salongen avklare hvilke felter og data som faktisk kan importeres. Ikke regn med automatisk overføring av historikk eller avtaler uten en bekreftet løsning.
Se Stamlys funksjoner for salonger og les om kunderegisteret.
Hvordan forteller du kundene om byttet?
Oppdater bestillingslenken på salongens nettside, sosiale profiler og Google-bedriftsprofil når den nye løsningen fungerer. Informer kundene tydelig om at eksisterende avtaler fortsatt gjelder, dersom dere har kontrollert dette. Bruk gjerne en kort beskjed i salongen den første tiden.
Be en medarbeider teste den nye bestillingsflyten som en kunde ville gjort. Kontroller bekreftelsen og kalenderoppføringen. Først når alt fungerer, bør dere fjerne den gamle bestillingslenken.
Hvilken sjekkliste bør du bruke på byttedagen?
- Kontroller grunndata. Sjekk kunderegister, ansatte, behandlinger og åpningstider.
- Sjekk kommende avtaler. Sammenlign dem med oversikten fra det gamle systemet.
- Test bestilling. Prøv ny time, flytting og avbestilling før kundene får lenken.
- Oppdater lenkene. Bruk den nye adressen på alle stedene kundene finner salongen.
- Avklar hjelp. Sørg for at alle ansatte vet hvem de kontakter ved feil.
Les også hvordan du velger bookingsystem for frisør og hvordan flere avdelinger kan administreres. Se priser og pakker.
Spørsmål og svar
Kan jeg bytte bookingsystem uten å miste kundelisten?
Ofte kan du eksportere kundedata fra det gamle systemet. Kontroller hvilke felter den nye løsningen kan ta imot før du avslutter den gamle.
Hva gjør jeg med timer som allerede er bestilt?
Lag en fullstendig oversikt, og kontroller at alle fremtidige avtaler blir håndtert i den nye kalenderen før overgangen.
Kan Stamly automatisk importere alt fra mitt gamle system?
Det er ikke bekreftet. Avklar hvilke data som kan importeres, og om noe må registreres manuelt, før du bestemmer datoen for byttet.
Når bør jeg oppdatere bestillingslenken?
Når den nye løsningen er testet og klar til å ta imot bestillinger, slik at kunder ikke sendes til en uferdig flyt.
Må jeg informere kundene om byttet?
Gi tydelig beskjed om hvor de skal bestille fremover, og avklar hvordan eksisterende timer og personopplysninger håndteres.
Les også
For salonger
Hva koster et bookingsystem for frisør i Norge?
Prisen på et bookingsystem for frisør avhenger av antall ansatte, avdelinger og funksjoner. Hos Stamly starter Start-pakken på 449 kr per måned eks. mva. for én avdeling med én ansatt inkludert. Sammenlign totalprisen for din salong, ikke bare inngangsprisen.
5 min å lese
For salonger
Timeregistrering for frisørsalong: slik får du oversikt
Enkel timeregistrering i en frisørsalong betyr at ansatte stempler inn når arbeidsdagen starter og ut når den slutter, mens salonglederen får samlet oversikt. Stamly har stempling og rapporter som lar deg følge registrerte timer sammen med resten av salongdriften.
5 min å lese
For salonger
Bookingsystem for barbershop: slik kombinerer du drop-in og timer
En barbershop med drop-in og forhåndsbestilte timer trenger et bookingsystem med online timebestilling og en kalender som ansatte kan oppdatere raskt. Stamly har timebok, kundeapp og kunderegister, men salongen bør teste hvordan drop-in passer inn i sin arbeidsflyt før den bestemmer seg.
5 min å lese