Fra papir til digital timebok: en sjekkliste for frisørsalongen
Du trenger ikke flytte hele salongens historie for å ta i bruk en digital timebok. Begynn med oppsettet og avtalene som skal gjennomføres. Her er en praktisk overgangsplan for en salong som bruker papir eller en enkel kalender i dag.
· 6 min å lese
Skrevet av teamet bak Stamly i Inovix AS. Vi selger bookingsystemet vi skriver om, og viser kildene til tallene.
Kort fortalt
- Legg inn behandlinger, varighet, ansatte og arbeidstider før du åpner for nettbestilling.
- Flytt fremtidige avtaler kontrollert. En kundeliste og en timebok er to forskjellige datasett.
- Velg én timebok som fasit fra oppstartsdagen, også for telefonbestilling og drop-in.
- Prøv kundens bestilling og salongens arbeidsflyt før du deler bookinglenken.
Hva endrer seg når timeboken blir digital?
En papirbok viser det du skriver inn. En digital timebok kan i tillegg bruke behandlingens varighet, frisørens arbeidstid og avtalene som allerede finnes, til å vise kunden tilgjengelige tider. Derfor er oppsettet like viktig som selve kalenderen. Feil varighet eller manglende pause kan gi bestillinger du ikke rekker å utføre.
I Stamly har salongen kalender med dag-, uke- og månedsvisning, mens ansatte finner dagens avtaler i Stamly Business. Timebok viser kundeavtaler. Timeregistrering viser registrert arbeidstid. En full kalender dokumenterer ikke i seg selv hvor lenge en ansatt har jobbet.
1. Gjør klart oppsettet før du flytter avtaler
- Behandlinger: bruk navn kundene forstår, riktig pris og realistisk varighet. Skill for eksempel mellom klipp og en lengre kombinasjonsbehandling.
- Ansatte: avklar hvem som utfører hvilke tjenester, og hvem som skal kunne endre oppsett og priser.
- Arbeidstider: legg inn når hver ansatt er tilgjengelig. Kontroller pauser, ferie og andre tider som ikke skal kunne bestilles.
- Kunderegler: bestem avbestillingsfristen og hvordan kundene får kontakt hvis de trenger hjelp.
- Avdeling: kontroller navn, adresse og telefonnummer, slik at kunden bestiller hos riktig sted.
2. Gå gjennom avtalene som allerede står i boka
Velg en oppstartsdato og finn alle avtaler fra den dagen og fremover. Gå gjennom dato, klokkeslett, kunde, behandling, varighet og frisør. Bruk en enkel avkryssing i den gamle oversikten når en avtale er kontrollert i den nye. La gjerne en annen ansatt kontrollere travle dager og lange behandlinger en ekstra gang.
Unngå å flytte mer informasjon enn dere trenger for å drive salongen. Kontroller navn og kontaktopplysninger i stedet for å opprette nye kundekort hver gang et navn er skrevet litt forskjellig. Gamle notater må vurderes før de overføres; de skal ikke ukritisk kopieres inn i den nye løsningen.
3. Bestem hvilken timebok som gjelder
Fra oppstartsdagen bør alle nye og endrede avtaler føres i samme system. Hvis én ansatt fortsetter i papirboka mens en annen tar nettbestillinger, kan begge tilby samme tidspunkt. Behold den gamle oversikten som kontrollgrunnlag under overgangen, men avklar tydelig hvor nye avtaler skal registreres.
Det gjelder også kunder som ringer eller kommer innom. Før avtalen på riktig frisør og behandling før du lover bort tiden. For drop-in må du både vurdere hvem som er ledig nå, og om behandlingen kan avsluttes før neste bestilling.
4. Test disse situasjonene før du deler lenken
- Åpne bestillingen på en mobil og velg en behandling. Kontroller at salong, pris og varighet stemmer.
- Gjennomfør en avtalt prøvebestilling. Kontroller at den står på riktig ansatt, dato og klokkeslett i salongens kalender.
- Legg inn en avtale fra salongens side. Kontroller at samme tid ikke fortsatt tilbys til andre kunder.
- Flytt eller avbestill prøveavtalen gjennom den aktuelle arbeidsflyten, og kontroller at kalenderen oppdateres.
- Sjekk en pause, en fridag og en behandling som er for lang for den gjenværende åpningstiden.
5. Fortell kundene hvor de bestiller
Bytt lenken på nettsiden og i kanalene dere faktisk bruker. En tydelig beskjed er nok: fra hvilken dato den nye bestillingen gjelder, hvor kunden finner den, og hvordan kunden kontakter dere om en eksisterende time. Ikke be kunder bestille en gang til hvis avtalen deres allerede er flyttet.
Les veiledningen om lokal synlighet og bookinglenker for en sjekkliste for nettsiden og Google-bedriftsprofilen. På siden om online timebestilling ser du hvordan kundene bestiller med Stamly.
Følg opp den første uken
Kontroller neste dags avtaler ved stengetid den første uken. Se etter feil frisør, uventede pauser og behandlinger med feil varighet. Samle spørsmål fra de ansatte og rett oppsettet samlet. Hvis nettet faller ut, bruk en avtalt rutine for å notere henvendelser og kontrollere tilgjengeligheten når forbindelsen er tilbake. Ikke lov en ledig tid uten å kunne kontrollere den.
Spørsmål og svar
Må vi slutte å ta imot telefonbestillinger?
Nei. Telefonbestillinger kan legges inn av salongen. Det viktige er at de føres i samme timebok som kundens øvrige bestillinger.
Må hele den gamle timeboken flyttes?
Begynn med avtalene som skal gjennomføres etter oppstartsdagen. Avklar separat hva dere trenger av eldre kundeinformasjon. Stamlys CSV-import av kunder flytter ikke automatisk tidligere eller fremtidige avtaler.
Hvordan unngår vi dobbeltbooking under overgangen?
Kontroller fremtidige avtaler før nettbestillingen åpnes, og bruk én timebok som fasit fra oppstartsdagen. Før også telefonbestilling og drop-in der.
Er digital timebok det samme som timeregistrering?
Nei. Timeboken viser avtaler med kunder. Timeregistrering viser den ansattes registrerte arbeidstid. Stamly har begge funksjonene.
Les også
For salonger
Bookingsystem for en liten frisørsalong: hva trenger du?
Når du driver alene eller med noen få ansatte, må timeboken være enkel å bruke mellom to kunder. Her er en praktisk sjekkliste for å velge system, beregne kostnaden og teste oppsettet før kundene begynner å bestille.
6 min å lese
For salonger
Bytte bookingsystem uten å miste kundene: en sjekkliste
Du kan bytte bookingsystem uten å miste oversikten over kundene ved å eksportere kundedata, sikre en liste over fremtidige avtaler og teste den nye kalenderen før du slår av den gamle. Avklar på forhånd hvordan data faktisk kan flyttes, siden importmulighetene varierer mellom systemer.
5 min å lese
For salonger
Timeregistrering for frisørsalong: slik får du oversikt
Enkel timeregistrering i en frisørsalong betyr at ansatte stempler inn når arbeidsdagen starter og ut når den slutter, mens salonglederen får samlet oversikt. Stamly har stempling og rapporter som lar deg følge registrerte timer sammen med resten av salongdriften.
5 min å lese